ZAPYTANIE OFERTOWE

Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie w tym samym czasie dwóch zadań audytowych w Urzędzie Gminy w Łęczycy. Planowane tematy audytu:

1. efektywność organizacji i funkcjonowania Urzędu Gminy w Łęczycy za lata 2013-2014,
2. efektywność zarządzania w zakresie organizacji i finansowania oświaty w Gminie Łęczyca za lata 2010-2015.

1. Audyt efektywności organizacji i funkcjonowania Urzędu Gminy w Łęczycy za lata 2013-2014:
2. Analiza struktury zatrudnienia i czynności, w tym:

• analiza porównawcza zakresu obowiązków pracowników z faktyczną realizacją zadań wynikających z istniejących procesów i zadań,
• analiza podziału zadań i odpowiedzialności za ich rezultaty
• analiza dokumentacji regulującej organizację pracy Urzędu,
• pomiędzy komórkami organizacyjnymi urzędu (samodzielne stanowiska, referat finansowy).

3. Analiza obciążenia stanowisk.
4. Analiza procedur administracyjno-biurowych w zakresie

• realizowanych procesów (sekwencje działań i zakresy współpracy),
• wykorzystania systemów informatycznych do realizacji procesów.

5. Analiza finansowa zatrudnienia, w tym:

• analiza poziomu wynagrodzeń,
• wpływ wynagrodzeń na koszty funkcjonowania Urzęd

6. Analiza wydatków budżetowych na bieżące funkcjonowanie Urzędu, w tym:

• analiza czynników kształtujących wysokość wydatków na Urząd,
• analiza możliwych do osiągnięcia oszczędności w wydatkach na funkcjonowanie Urzędu

7. Ocena funkcjonowania systemu kontroli zarządczej.
8. Ocena stanu struktury organizacyjnej.
9. Rekomendacje i zalecenia w zakresie:

• optymalnego obciążenia pracą na poszczególnych stanowiskach,
• poprawy efektywności struktury organizacyjnej,
• pożądanego stanu zatrudnienia
• funkcjonowania systemu kontroli zarządczej.

10. Opracowanie raportu i przedstawienie przed Wójtem/Radą.

Zakres audytu: Urząd Gminy w Łęczycy

Cel audytu:
Podstawowym celem audytu jest dostarczenie kierownikowi jednostki samorządu terytorialnego – Wójtowi Gminy Łęczyca niezależnej informacji, racjonalnego zapewnienia i opinii na temat: 

• Struktury organizacyjnej urzędu i efektywności zarządzania personelem,
• Efektywności wydatkowania środków na bieżące funkcjonowanie Urzędu,
• Ewentualne wskazanie możliwych do zastosowania ulepszeń w zakresie organizacji
  i finansowania Urzędu Gminy w Łęczycy.

1. Audyt efektywność zarządzania w zakresie organizacji i finansowania oświaty w Gminie Łęczyca za lata 2010-2015:
2. Finansowanie oświaty w latach 2010-2015, w tym:

• analiza wysokości przydzielonej Gminie wielkości subwencji oświatowej
• analiza czynników kształtujących wysokość oświatowej subwencji ogólnej dla Gminy Łęczyca oraz poszczególnych szkół,
• analiza wielkości wydatków budżetowych w dziale Oświata dla Gminy Łęczyca ze wskazaniem głównych kategorii wydatków,
• badanie efektywności zarządzania w zakresie przydzielonej części oświatowej subwencji ogólnej w odniesieniu do każdej szkoły, 
• analiza czynników kształtujących wysokość wydatków związanych z realizacją zadań oświatowych, w tym szczegółowa analiza kosztów dowozu dzieci.

3. Analiza wskaźników efektywnego zatrudnienia, w tym:

• analiza sieci szkół z uwzględnieniem liczby uczniów w poszczególnych placówkach oświatowych,
• analiza liczebności kadry nauczycielskiej (z uwzględnieniem stopnia awansu zawodowego) oraz liczebności pracowników niepedagogicznych,
• określenie optymalnej struktury zatrudnienia w szkołach z uwzględnieniem zapotrzebowania na godziny dydaktyczne w zależności od przedmiotu oraz szkoły.

4. Analiza organizacji oświaty w Gminie Łęczyca przez pryzmat optymalnych rozwiązań z uwzględnieniem specyfiki demograficznej i założonych celów organizacyjnych.
5. Analiza możliwych do osiągnięcia oszczędności w wydatkach na oświatę (przykłady).
6. Analiza możliwych do zastosowania wariantów organizacji systemu oświaty w Gminie Łęczyca przez pryzmat efektywnego zarządzania przydzieloną subwencją oświatową i efektywnej obsługi placówek oświatowych.
7. Analiza organizacji i finansowania Zespołu Obsługi Placówek Oświatowych (ZOPO), w tym:

• analiza dokumentacji regulującej organizację pracy ZOPO,
• analiza porównawcza zakresu obowiązków pracowników z faktyczną realizacją zadań wynikających z istniejących procesów i zadań,
• analiza obciążenia stanowisk,
• analiza poziomu wynagrodzeń i ocena wpływu wynagrodzeń na koszty funkcjonowania ZOPO,
• ocena funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w ZOPO,
• ocena stanu struktury organizacyjnej.

8. Zbadanie możliwości zmiany formy wykonywania zadań z zakresu obsługi placówek oświatowych, w tym:

• likwidacja jednostki organizacyjnej i przejęcie jej zadań przez referat w Urzędzie Gminy,
• analiza zagrożeń i kosztów związanych ze zmianą formy organizacyjnej.

9. Rekomendacje i zalecenia w zakresie:

• możliwych do osiągnięcia oszczędności w wydatkach na oświatę,
• funkcjonowania ZOPO.

10. Opracowanie raportu i przedstawienie przed Wójtem/Radą.

Zakres audytu:

1. Zespół Obsługi Placówek Oświatowych,
2. Gimnazjum w Topoli Królewskiej,
3. Szkoła Podstawowa w Topoli Królewskiej,
4. Szkoła Podstawowa w Wilczkowicach,
5. Szkoła Podstawowa w Leźnicy Małej,
6. Szkoła Podstawowa w Błoniu,
7. Szkoła Podstawowa w Siedlcu.

Cel audytu:
Podstawowym celem audytu jest dostarczenie kierownikowi jednostki samorządu terytorialnego – Wójtowi Gminy Łęczyca niezależnej informacji, racjonalnego zapewnienia i opinii na temat:

• Zarządzania siecią szkół w Gminie, dla których Wójt jest organem prowadzącym.
• Efektywności wykorzystania przydzielonej Gminie części oświatowej subwencji ogólnej.
• Ewentualne wskazanie możliwych do zastosowania ulepszeń w zakresie organizacji
  i finansowania oświaty.
• Możliwych do osiągnięcia oszczędności w wydatkach na realizację zadań oświatowych.

Warunki udziału w postępowaniu:
1. Audyt powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego (załącznik do Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011r., Dz. Urz. MF Nr 5 poz. 23).
2. Wiedza i doświadczenie  w przeprowadzaniu audytów wewnętrznych w jednostkach samorządu terytorialnego: co najmniej dwa audyty, w tym jeden oświaty w jednostce samorządu terytorialnego.
3. Wykonawca ubiegający się o zamówienie:

• powinien być podmiotem niezależnym od audytowanych jednostek,
• nie wykonywał w tych jednostkach w okresie 3 lat poprzedzających audyt badania sprawozdania finansowego.

Termin wykonania zamówienia: do dnia 30 czerwca 2015 r.

Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty: cena.

Warunki złożenia oferty:
Ofertę należy złożyć w wersji papierowej na adres: Urząd Gminy w Łęczycy, ul. M.Konopnickiej 14, 99-100 Łęczyca z dopiskiem „OFERTA. AUDYT” oraz dodatkowo w wersji elektronicznej na adres
e-mail: wojt@gminaleczyca.pl do dnia 22 kwietnia 2015 r. do godziny 12:00.